Le présent règlement intérieur est élaboré par le Conseil d’Administration : article 11 Alinéa 5 des statuts.

I. ADHÉSION

Article 1^er

Tout employeur dont l’entreprise ou l’établissement remplit les conditions fixées par les statuts, au point de vue de la situation géographique et de l’activité professionnelle exercée, doit adhérer à l’Association en vue de l’application à son personnel salarié de l’ensemble des textes relatifs à la santé au travail.

La compétence professionnelle ainsi que le secteur géographique sont spécifiés dans l’agrément reçu de la Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités – DREETS.

Article 2

En signant le bulletin d’adhésion, l’employeur s’engage à respecter les obligations qui résultent des statuts et du règlement intérieur, ainsi que des prescriptions législatives et réglementaires auxquelles il est tenu de se conformer dans le domaine de la santé au travail.

L’acceptation par l’Association de la demande d’adhésion entraîne l’application de l’article D 4622-22 du code du travail.

Article 3

Il est délivré à l’employeur un récépissé de son adhésion. Ce récépissé précise la date d’effet de l’adhésion et son numéro d’adhérent. Ce numéro sera rappelé lors de toute correspondance.

Article 4

Chaque année, le Service de Prévention et de Santé au Travail met à disposition, via « l’espace connecté adhérents » l’état du personnel de chaque adhérent qui doit en confirmer l’exactitude.

L’employeur a l’obligation de fournir, en temps utile, à l’association tous les renseignements dont elle a besoin pour son fonctionnement et en particulier lors de mouvement du personnel. Les embauchages, débauchages et les reprises du travail devront être signalés au service au fur et à mesure qu’ils se produisent.

II. PARTICIPATION AUX FRAIS D’ORGANISATION ET DE FONCTIONNEMENT

Article 5

Tout adhérent est tenu au paiement de cotisations, en participation aux frais d’organisation et de fonctionnement de l’Association. Un droit d’entrée pourra par ailleurs lui être appliqué.

En cas d’absence non justifiée d’un salarié à une convocation pour son suivi individuel en santé au travail et non signalée au moins 72 heures à l’avance, une facture pour non présentation sera envoyée à l’entreprise.

Article 6

La cotisation couvre l’ensemble des charges annuelles résultant des examens réglementaires, des examens occasionnels sollicités par l’entreprise ou le salarié ou le médecin du travail. Elle couvre par ailleurs les actions collectives ou individuelles conduites en milieu de travail ou dans les différents centres conduites par les équipes pluridisciplinaires.

Des dispositions particulières pourront être prises notamment pour les chantiers temporaires des entreprises extérieures à la circonscription du service.

Le temps passé par les salariés pour les examens médicaux ainsi que les examens complémentaires, demeure, dans tous les cas, à la charge exclusive de l’employeur qui supporte, en outre, les frais de transport nécessités par ces examens.

Article 7

Les cotisations sont fixées par le conseil d’administration, de façon à couvrir l’ensemble des frais d’installation, d’équipement et de fonctionnement de l’association. Elles sont approuvées par l’assemblée générale.

Article 8

L’entreprise adhérente ne peut s’opposer au contrôle, par l’Association, de l’exactitude des déclarations, sur la base desquelles le montant de la cotisation a été calculé.

En cas de non fourniture des éléments désignés ci-dessus, l’association se réserve le droit d’établir une facturation forfaitaire per capita.

Article 9

L’appel de cotisation est annuel (en deux échéances) et due pour tout salarié inscrit à l’effectif par l’adhérent, même si le salarié n’a occupé son poste que pendant une partie de ladite période.

Article 10

En cas de non règlement de la cotisation à l’expiration du délai fixé, l’Association, ou l’organisme chargé par elle du recouvrement, peut par lettre recommandée avec avis de réception, mettre l’adhérent en demeure de régulariser sa situation. Il pourra être appliqué des intérêts de retard et une suspension des prestations jusqu’au règlement des sommes en retard.

Si à l’issue de la procédure de recouvrement, le bureau (article 6-B des statuts) peut prononcer à l’encontre du débiteur l’exclusion de l’Association qui en sera informé par lettre recommandée avec accusé de réception, sans préjudice du recouvrement, par toute voie de droit, des sommes restantes dues. Un signalement à la DREETS pourra être fait par l’Association.

III. RETRAIT D’ADHÉSION – RADIATION

Article 11

L’adhésion est donnée sans limitation de durée.

L’employeur qui entend démissionner doit en informer le Président de l’Association par lettre recommandée avec avis de réception en respectant un préavis d’au moins 3 mois.

Si le préavis se poursuit sur l’année suivante, l’intégralité de la cotisation de l’année suivante est due.

L’employeur qui, en cours d’année, cesse son activité ou déménage en dehors de la compétence géographique de Santé BTP Normandie doit sans délai informer Santé BTP Normandie par écrit de cette situation. La radiation est prononcée immédiatement. Le paiement de la cotisation annuelle reste du en totalité.

Article 12

Outre le cas visé à l’article 10 ci-dessus, l’exclusion peut être prononcée par le Président ou le Conseil d’ Administration contre l’entreprise qui, à l’expiration d’un délai de quinze jours après mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception, persiste :

• soit à refuser à l’Association les informations nécessaires à l’exécution des obligations de la santé au travail rappelées aux articles 13 et suivants ci-dessous,
• soit à se soumettre aux obligations légales relatives à la santé au travail telles qu’elles sont prévues par la réglementation en vigueur,
• soit à faire obstacle au contrôle des éléments de calcul des cotisations.

À compter de la date d’exclusion notifiée par lettre recommandée avec avis de réception, l’employeur assume seul l’entière responsabilité de l’application de législation relative à la santé au travail. Un signalement à la DREETS pourra être fait par l’Association.

Tout adhérent exclu peut solliciter une nouvelle adhésion à l’association sous réserve du paiement intégral des sommes dues, y compris celles dont le non-paiement est à l’origine de l’exclusion ainsi que des frais de recouvrement.

IV. SUIVI INDIVIDUEL EN SANTÉ AU TRAVAIL

Article 13

L’Association met à la disposition des entreprises adhérentes un Service de Prévention et de Santé au Travail leur permettant d’assurer un suivi individuel en santé au travail de leurs salariés ainsi que des actions pluridisciplinaires de prévention sur le milieu de travail dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur et selon les modalités prévues par le présent règlement.

Ce Service de Prévention et de Santé au Travail intervient à titre d’accompagnement et de conseil et n’a pas de vocation à se substituer à l’adhérent ou à l’obliger d’utiliser une méthode déterminée d’analyse ou de gestion des risques.

Article 14

Le Service de Prévention et de Santé au Travail assure les examens auxquels les employeurs sont tenus en application de la règlementation de la santé au travail, à savoir :

• Les Visites d’Information et de Prévention (VIP),
• Les Examens Médicaux d’Aptitude (EMA),
• Les visites à la demande de l’employeur, du salarié ou du médecin du travail,
• Les examens de reprise du travail et de pré-reprise du travail.

Article 15

Conformément au code du travail, l’Association prend toutes dispositions pour permettre aux équipes pluridisciplinaires de conduire leurs actions en milieu de travail.

Article 16

Les convocations établies par l’Association sont adressées, sous condition de la réception au préalable de la fiche de demande de visite, à l’employeur qui prévient les intéressés.

En cas d’empêchement, l’entreprise doit en aviser l’Association dès réception de la convocation et au minimum 72 heures avant le rendez-vous.

Le Service de Prévention et de la Santé au Travail ne peut être responsable des omissions ou retards imputables au défaut ou à l’insuffisance des informations prévues aux articles précédents.

Cependant l’Association met tout en œuvre pour respecter les délais réglementaires des visites médicales sous réserve que l’adhérent prenne les dispositions nécessaires et respecte un délai de prévenance suffisant.

Article 17

L’employeur, informé du refus du salarié convoqué de se présenter à la visite, doit en aviser sans délai l’Association.

Il appartient à l’employeur de rappeler à son personnel le caractère obligatoire des examens médicaux et éventuellement, d’en faire figurer l’obligation dans le règlement intérieur de l’entreprise, sous les sanctions que le règlement prévoit pour inobservation des consignes données au personnel.

Article 18

Les visites et examens médicaux ont lieu aux centres dédiés de l’Association.

Article 19

À la suite de chaque Examen Médical d’Aptitude ou de Visite d’Information et de Prévention, le professionnel de santé établit un document de fin de visite qui est :

• conservé dans le Dossier Médical de Santé au Travail (DMST),
• transmis et/ou déposé sur l’espace connecté du salarié,
• transmis et/ou déposé sur l’espace connecté de l’entreprise.

L’employeur conserve son exemplaire pour être présenté à tout moment, à leur demande, à l’inspecteur du travail et au médecin inspecteur du travail.

En cas d’habilitation électrique ou de conduite d’engins, le salarié sera vu par le médecin du travail :

• soit tous les 5 ans en visite d’information et de prévention si le salarié relève d’un suivi simple
• soit tous les 4 ans, dans le cadre d’un examen médical d’aptitude si le salarié relève d’un suivi renforcé.

À l’issue de ces visites, le médecin du travail établit une attestation d’absence de contre-indication qui est :

• conservé dans le dossier médical en santé au travail (DMST),
• transmis et/ou déposé sur l’espace connecté du salarié, charge à lui de le transmettre à son employeur.

En outre, il pourra être indiqué à l’employeur les heures d’arrivée et de départ du centre d’examen.

V. MISSIONS SUR LE MILIEU DE TRAVAIL

Article 20

Conformément à l’article R 4624-3 du Code du Travail, les professionnels de santé de l’équipe pluridisciplinaire ont libre accès aux lieux de travail, sous l’autorité du médecin du travail.

Par ailleurs, l’entreprise adhérente doit se prêter à toute visite de l’équipe pluridisciplinaire lui permettant d’exercer les missions prévues par les dispositions du code du travail.

Ces missions comprennent notamment :

• La visite des lieux de travail ;
• L’étude de postes en vue de l’amélioration des conditions de travail, de leur adaptation dans certaines situations ou du maintien dans l’emploi ;
• L’identification et l’analyse des risques professionnels ;
• L’élaboration et la mise à jour de la fiche d’entreprise ;
• La délivrance de conseils en matière d’organisation des secours et des services d’urgence ;
• La participation aux réunions du Comité Social et Economique ;
• La réalisation de mesures métrologiques ;
• L’animation de campagnes d’information et de sensibilisation aux questions de santé publique en rapport avec l’activité professionnelle ;
• Les enquêtes épidémiologiques ;
• La formation aux risques spécifiques ;
• L’étude de toute nouvelle technique de production ;
• L’élaboration des actions de formation à la sécurité prévues à l’article L 4141-2.

Dans les Services de Prévention et de Santé au Travail, l’équipe pluridisciplinaire et, le cas échéant, le service social du travail se coordonnent avec le service social du travail de l’entreprise.

Lorsque cela s’avère nécessaire, l’association peut faire appel à des prestataires externes spécialisés, ces prestataires sont encadrés par le service afin de garantir la qualité et la conformité de l’intervention.

Le médecin du travail est autorisé à effectuer ou à faire effectuer, aux frais de l’adhérent, par un laboratoire agréé, les prélèvements, analyses et mesures qu’il estime nécessaires (article R 4624-7 du Code du Travail).

Les frais correspondants aux prélèvements et analyses effectués en milieu du travail, ne sont pas couverts par la cotisation et donc sont facturés à l’adhérent.

En cas de désaccord entre l’employeur et le médecin du travail, la décision est prise par l’inspecteur du travail, après avis du médecin inspecteur du travail.

Le médecin du travail avertit l’employeur, qui informe les travailleurs concernés ainsi que le Comité Social et Economique, des risques éventuels et des moyens de protection dont il doit être fait usage.

Article 21

L’équipe pluridisciplinaire a accès à tous les documents nécessaires à l’exécution de ses missions dans les conditions garantissant le caractère confidentiel des données ainsi que la protection des informations mentionnées.

L’employeur prend en considération les avis présentés par le médecin du travail sur l’application des dispositions relatives à l’emploi des travailleurs handicapés. Il lui fait connaître les motifs qui s’opposent à ce qu’il y soit donné suite.

En cas de difficulté ou de désaccord, la décision est prise par l’inspecteur du travail, après avis du médecin inspecteur du travail.

L’équipe pluridisciplinaire, dans le cadre de son action en milieu de travail communique à l’employeur les rapports et les résultats des études menées. L’employeur porte ces rapports et résultats à la connaissance du Comité Social et Economique. Il les tient à disposition du médecin inspecteur du travail.

Il est interdit au médecin du travail et aux autres membres de l’équipe pluridisciplinaire, de révéler les secrets de fabrication et les procédés d’exploitation dont ils pourraient prendre connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

Article 22

Afin d’éviter toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail, l’équipe pluridisciplinaire est informée de la nature et de la composition des produits utilisés ainsi que de leurs modalités d’emploi.

L’employeur transmet notamment au médecin du travail les fiches de données de sécurité délivrées par le fournisseur de ces produits ainsi que les résultats de toutes les mesures et analyses réalisées dans les domaines mentionnés à l’article R 4623-1.

Article 23

Le médecin du travail est le conseiller de l’employeur, des travailleurs, des représentants du personnel et des services sociaux, notamment sur :

1. L’amélioration des conditions de vie et de travail dans l’entreprise ;
2. L’adaptation des postes, des techniques et des rythmes de travail à la santé physique et mentale, notamment en vue de préserver le maintien dans l’emploi des salariés ;
3. La protection des travailleurs contre l’ensemble des nuisances, et notamment contre les risques d’accidents du travail ou d’exposition à des agents chimiques dangereux ;
4. L’hygiène générale de l’établissement ;
5. L’hygiène dans les services de restauration ;
6. La prévention et l’éducation sanitaires dans le cadre de l’établissement en rapport avec l’activité professionnelle ;
7. La construction ou les aménagements nouveaux ;
8. Les modifications apportées aux équipements ;
9. La mise en place ou la modification de l’organisation du travail de nuit.

Afin d’exercer ces missions, le médecin du travail conduit des actions sur le milieu de travail, avec les autres membres de l’équipe pluridisciplinaire dans les services de santé au travail interentreprises, et procède à des examens médicaux.

Article 24

Le médecin du travail assiste avec voix consultative aux réunions du Comité Social et Economique.

Le médecin du travail peut déléguer à un membre de l’équipe pluridisciplinaire le pouvoir de le représenter au sein de cette instance.

Article 25

L’équipe pluridisciplinaire établit puis met à jour une fiche d’entreprise.

Transmise à l’employeur et/ou déposée sur l’espace connecté de l’entreprise, cette fiche est tenue à la disposition de l’inspecteur du travail et du médecin inspecteur du travail. Elle peut également être consultée par les agents des services de prévention de la CARSAT et par les collaborateurs de l’OPPBTP.

VI. FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION

Article 26

Le Service de Prévention et de Santé au Travail est administré paritairement par un Conseil d’Administration composé :

1. De représentants des employeurs désignés par les organisations professionnelles d’employeurs reconnues représentatives au niveau de cette branche.
2. De représentants des salariés des entreprises adhérentes, désignés par les organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel.

Article 27

La commission de contrôle est constituée dans les conditions fixées par la réglementation en vigueur. Le président de la commission de contrôle est élu parmi et par les représentants des salariés. Le secrétaire de la commission de contrôle est élu parmi et par les représentants employeurs.

Elle comprend quinze membres, cinq représentants des employeurs, dix représentants des salariés.

La commission élabore son règlement intérieur qui précise :

1. le nombre de réunions annuelles de la commission,
2. la possibilité et les modalités de réunions extraordinaires,
3. les modalités selon lesquelles les représentants des employeurs désignent parmi eux le secrétaire de la commission,
4. les conditions d’élaboration de l’ordre du jour de chaque réunion.

L’ordre du jour des réunions de la commission de contrôle, est arrêté par le président et le secrétaire de la commission.

Il est transmis par le président aux membres de la commission de contrôle, au moins 15 jours avant la date de la réunion. Il est également communiqué au directeur Régional de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités.

Le compte rendu de chaque réunion, cosigné par le président et le secrétaire de la commission est tenu à disposition du directeur régional de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités dans le délai d’un mois à compter de la date de la réunion.

Les comptes rendus sont conservés au siège de l’association pendant un délai de cinq ans au moins.

Article 28

Le Service de Prévention et de Santé au Travail élabore, au sein de la Commission Médico-Technique, un projet de service pluriannuel qui définit les priorités d’actions du service et qui s’inscrit dans le cadre du contrat d’objectifs et de moyens prévus à l’article L 4622-10. Le projet est soumis à l’approbation du conseil d’administration.

Article 29

Les réunions des Conseils d’ Administration et des Commissions de Contrôle se tiendront conformément aux conditions statutaires.

À l’exception du cas prévu à l’article 12 alinéa 3 des statuts, les convocations seront adressées au moins 15 jours avant la date de la réunion soit par lettre individuelle, soit par tout autre moyen, notamment électronique dès lors qu’il présente un degré suffisant de fiabilité.

Avec l’accord des membres du Conseil d’Administration et de la Commission de Contrôle, les réunions pourront se tenir par visioconférence.

Article 30

Les priorités des Services de Prévention et de Santé au Travail sont précisées, dans le respect des missions générales prévues à l’article L 4622-2, des orientations de la politique nationale en matière de protection et de promotion de la santé et de la sécurité au travail, d’amélioration des conditions de travail, ainsi que de son volet régional, et en fonction des réalités locales, dans le cadre d’un contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens conclu entre le service, d’une part, l’autorité administrative et les organismes de sécurité sociale compétents, d’autre part, après avis des organisations d’employeurs, des organisations syndicales de salariés représentatives au niveau national et des agences régionales de santé.

Article 31

Protection des données personnelles : 

Les données personnelles collectées par l’Association, en tant que responsable du traitement, sont traitées dans le cadre de l’obligation légale du suivi individuel de l’état de santé des salariés des entreprises adhérentes et de la gestion administrative des entreprises adhérentes.

Elles sont traitées en conformité avec les principes de protection des données personnelles tels que posés par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques au regard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données applicable depuis le 25 mai 2018 (ci-après le « RGPD ») et à la loi Informatique et Libertés modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018.

Les données traitées sont hébergées exclusivement sur le territoire Français chez un hébergeur de données de santé (HDS) certifié conformément à la réglementation en vigueur. L’association est en mesure d’assurer à ses adhérents que toutes les précautions ont été prises pour préserver la sécurité et la confidentialité des données.

Les traitements réalisés sont généralement fondés sur un contrat ou une obligation réglementaire à l’exception du droit à l’image basé sur le consentement des personnes concernées.

L’association veille à respecter le principe de transparence pour l’ensemble des traitements réalisés pour respecter la vie privée des salariés.

Pour chaque traitement, les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux respects des règlements.

Les données nécessaires à la gestion administrative et comptable peuvent être accessibles au personnel administratif. En ce qui concerne le Dossier Médical de Santé au Travail (DMST) seuls les professionnels de santé en charge du suivi individuel des salariés et autres membres de l’équipe pluridisciplinaire sous la supervision du médecin peuvent consulter et alimenter le DMST dans la limite des droits d’accès qui leur sont spécifiquement attribués. L’accès de chaque membre est ainsi restreint à ses habilitations. 

Ces données sont aussi accessibles aux prestataires informatiques agissant en qualité de sous-traitants. Dans ce contexte, les données ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union européenne.

Conformément au RGPD, les représentants de l’adhérent et ses salariés disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement de celles-ci ou une limitation du traitement aux données personnelles les concernant en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@sante_btp.com ou un courrier postal au siège social de l’Association. Les salariés des entreprises adhérentes sont informés qu’ils ont la possibilité, s’ils l’estiment nécessaire, d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) via son site internet (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

Le présent règlement intérieur annule et remplace tout règlement intérieur précédemment établi et entre en vigueur au moment de l’adoption par le conseil d’administration du 14 novembre 2025 (Article 11 aliéna 5 des statuts).